Propósito del año: perder los papeles

A raíz de las presentaciones "Oficina sin papeles" que estoy llevando a cabo, me contactaron del PESI y su Agenda Digital de cara a redactar un artículo que reproduzco a continuación:

Propósito del año: perder los papeles

Llega el lunes a la oficina. Ha resultado duro volver a madrugar, pero el mayor reto le espera aún sobre la mesa. En ella, además de su ordenador y el bote con los bolígrafos, reposa una pila de papeles que parece observarle desafiante. Ahí hay un poco de todo. Desde asuntos urgentes de los que todavía guarda cierto recuerdo (a fin de cuentas, muchos de esos papeles los colocó cuando salía por la puerta el viernes), otros triviales, muchos podrían archivarse directamente, y de los de abajo del todo, ya ni se acuerda. En su cabeza tiene la desagradable sensación de no saber muy bien por dónde atacar la dura mañana del lunes. Enciende el ordenador y éste va descargando una serie interminable de correos. Suena el teléfono: es un cliente airado que espera respuesta...

¿Le suena? Posiblemente sí, y es que la gran mayoría somos o hemos sido 'yonkys' del papel y la desorganización. El papel nos rodea, nos invade y lo tenemos asimilado culturalmente como algo necesario. Tanto es así, que si se pasea el jefe por nuestra mesa, más vale que ésta esté inundada de papeles y que no se vea su superficie, no vaya a pensar que estamos ociosos. En realidad, es precisamente lo contrario: una mesa desnuda o con a lo sumo un papel sobre el que estemos trabajando, debe ser el mejor indicador para un gestor de que ahí hay una persona organizada y que tiene todo bajo control.

“El papel nos rodea, nos invade y lo tenemos asimilado culturalmente como algo necesario. Si se pasea el jefe por nuestra mesa, más vale que ésta esté inundada de papeles y que no se vea su superficie, no vaya a pensar que estamos ociosos”

¿Sabe que en España sólo en facturas se talan al año árboles en equivalencia con 700 campos de fútbol? ¿Sabía que un cargo medio en una empresa dedica cerca de tres horas a la semana únicamente para gestionar el papel?

¿Qué piensa si le decimos que en su oficina, el almacenamiento papel le 'cuesta' la mitad de la hipoteca o el alquiler? Pues son verdades como puños y por desgracia, nos hemos acostumbrado a ellas de tal forma, que en nuestra cultura papel significa trabajo y organización.

Más calidad de vida

Pero hay una vida profesional y personal mejor. Libérese del papel, use su móvil, el ordenador e Internet como centro coordinador de todo y descubrirá que gana en calidad de servicio ante sus clientes y responsables, y en calidad de vida en lo personal.

Libérese del papel, use su móvil, el ordenador e Internet como centro coordinador de todo y descubrirá que gana en calidad de servicio ante sus clientes y responsables, y en calidad de vida en lo personal.

“Profesionalmente he encontrado mi cénit organizativo en la 'Oficina sin papeles' y en lo personal, ahora tengo más tiempo para dedicar a los míos y lo que es mejor de todo: a proyectar e idear nuevos retos”

Profesionalmente he encontrado mi cénit organizativo en la 'Oficina sin papeles' y en lo personal, ahora tengo más tiempo para dedicar a los míos y lo que es mejor de todo: a proyectar e idear nuevos retos.

Nos hemos acostumbrado a ir a 'apagafuegos' por la vida y hemos desatendido lo más importante. Somos remeros sin timón, remamos por inercia y no sabemos hacia dónde. Le propongo que al concluir este artículo haga la reflexión y acepte el reto de probar poco a poco a vivir sin papeles.

Empiece por pequeños retos: trate de llevar su gestión personal, la agenda del día a día todo de forma digital y sin invertir prácticamente nada en hardware ni complejos programas.

Todas las herramientas que nos harán librarnos del papel están ahí, al alcance de su mano, y lo mejor del asunto es que la gran mayoría de ellas son gratuitas.

Su implantación no es compleja ni costosa, y puede ser escalable, de forma que pueda ir evaluando los cambios poco a poco.

Lo mejor del asunto, es que los resultados pueden comenzar a notarse en la primera semana de la implantación y funcionamiento. Este año tenemos que aprovecharlo para perder los papeles y ser mucho más productivos.